Czy warto korzystać z usług event agencji?

Czy eventy firmowe są fajne? Oczywiście, że tak – przynajmniej patrząc z punktu widzenia gości, którzy przyjeżdżają „na gotowe” i nie muszą się martwić o dogranie tysiąca szczegółów. W rzeczywistości organizacja udanego eventu przypomina nieco układanie obrazów z kostek domina – wystarczy jeden fałszywy ruch i cała praca obraca się wniwecz. Mamy więc dwie możliwości – albo odpuścić sobie całą zabawę, albo skorzystać z usług profesjonalistów, którzy niejedno domino już ustawili i zrobią za nas wszystko (no, prawie wszystko – zmęczonego integracją szefa ktoś będzie w końcu musiał odprowadzić do pokoju). Co mają agencje eventowe, czego nie mamy my?

Doświadczenie

Jak wiadomo, doświadczenie to coś, co zdobywamy dokładnie kilka sekund po tym, kiedy go potrzebowaliśmy. Ktoś, kto regularnie organizuje eventy, ma prawdopodobnie opracowane w najdrobniejszych szczegółach wszystkie elementy, jakie składają się na udaną imprezę. Nie będzie więc musiał wymyślać wszystkiego na bieżąco – po prostu, trzymając się sprawdzonego planu, kolejny raz przeprowadzi całą procedurę gładko i sprawnie. Zamiast więc uprawiać partyzantkę, warto zrzucić najcięższą i najbardziej żmudna prace na kogoś innego, a samemu zająć się ciekawszymi rzeczami - na przykład wyborem kreacji, gadżetów czy atrakcji dodatkowych.

Kontakty

Sekret udanej imprezy leży nie tylko w dobrym przygotowaniu, ale też w znalezieniu odpowiednich kontrahentów, a tych będziemy potrzebować przynajmniej kilku: ktoś musi bowiem zapewnić transport, catering, nagłośnienie, gadżety itp. Jasne, mamy w kieszeni telefon, a a telefonie internet, więc nic prostszego, niż wstukać szukaną frazę w wyszukiwarkę... i uzyskać drobne 22 miliony wyników. Które z nich są godne polecenia? Zanim przebijemy się przez fora, odbędziemy rozmowy, dogadamy terminy, stracimy pewnie sporo nerwów i czasu. A agencja eventowa ma to już rozpracowane, a ponieważ z pewnością korzysta z danego podwykonawcy kolejny raz – prawdopodobnie jest w stanie uzyskać dla nas pewne zniżki.

Dystans

Generalnie rzecz biorąc, event organizuje się po to, by wywrzeć pewne wrażenie. Czy zależy nam na tym, by było ono dobre? Oczywiście, bardzo nam zależy; może nawet za bardzo - a zgodnie z prawem Murphy'ego, im bardziej będziemy się starać, tym bardziej opłakane będą tego skutki. Jeśli natomiast zaufamy profesjonalistom, mamy pewność, ze przy zachowaniu należytych starań, nie będą się oni zanadto spinać, bowiem nasz wielki dzień to dla nich zwykła praca, którą wykonają najlepiej, jak potrafią – ale bez zbędnych emocji.

Plan B

Nawet w przypadku najlepiej zaplanowanej imprezy, zawsze coś może pójść niezupełnie zgodnie z planem – zawieść nas może frekwencja, pogoda czy któryś z podwykonawców. I co wtedy? Jeśli organizowaliśmy wszystko samodzielnie, to mamy problem. Jeśli natomiast event organizowała agencja, to... ona ma problem? Otóż, niekoniecznie. Prawdopodobnie posiada bowiem plan B, zakładający różnego rodzaju awarie i wyjścia awaryjne, które sprawią, że nasza impreza, mimo nieprzewidzianej zmiany planów, wciąż będzie udana.