Organizujemy event firmowy część 1

Event firmowy to nie tylko świetna zabawa, niezapomniane przeżycia i okazja, by spędzić weekend w ciekawym miejscu. Jeżeli uczestnicy widzą event w taki właśnie sposób, to najlepszy dowód, że jego organizatorzy stanęli na wysokości zadania. Patrząc z ich strony, event to przede wszystkim wielkie przedsięwzięcie logistyczne, w którym każdy z elementów musi zostać dopracowany i dopięty na przysłowiowy ostatni guzik. Nawet najbardziej złożone zadanie stanie się jednak prostsze, jeśli podzielimy je na etapy, które będziemy realizować po kolei. Przyjrzyjmy się zatem po kolei, o jakie elementy musimy zadbać, by nasz event okazał się sukcesem, a nasi goście zachowali z niego wyłącznie dobre wspomnienia.

Określamy budżet

Pierwszym elementem, jaki musimy sprecyzować, jest budżet, jaki możemy poświęcić na realizację eventu. Pamiętajmy przy tym, że najlepiej jest trzymać się zasady złotego środka i nie przesadzać z kosztami, ale też nie obcinać ich zbytnio. W założonej kwocie muszą się zmieścić następujące elementy: wynajęcie lokalu, catering, oprawa dźwiękowa i muzyczna, a także atrakcje dodatkowe, jak np. zabawy integracyjne, gadżety reklamowe, które rozdamy gościom itp.

Ustalamy termin i lokalizację

Termin oraz lokalizacja naszego eventu pozostają ze sobą w ścisłym związku, bowiem część obiektów jest atrakcyjna tylko przez część roku (dlatego na przykład mało kto jeździ na Mazury w listopadzie), a część może zostać wynajęta z dużym wyprzedzeniem na imprezy okolicznościowe, których organizatorzy niekiedy bookują lokal nawet dwa lata do przodu, np. w przypadku wesel czy komunii). Pamiętajmy przy tym, że lokalizacja zdefiniuje nam wiele kolejnych elementów – jeśli zdecydujemy się na zorganizowanie eventu poza miastem, będziemy musieli również zapewnić gościom transport lub noclegi, jeśli natomiast w środku miasta – prawdopodobnie będą musieli zmierzyć się z korkami i brakiem miejsc parkingowych.

Opracowujemy scenariusz imprezy

W przypadku każdego spotkania – obojętne, czy są to urodziny dziecka, czy wesele – konieczne jest ustalenie w miarę szczegółowego scenariusza całego wydarzenia. O ile w przypadku wesele wszystko jest mniej więcej ustalone: kościół-powitanie-obiad-pierwszy taniec itd., o tyle w przypadku firmowego eventu panuje większa dowolność – a więc mamy większe pole manewru, ale tez więcej rzeczy do ustalenia. Powinniśmy więc przemyśleć o jakich porach będą posiłki, ile czasu zajmie część oficjalna, kiedy goście będą mogli uczestniczyć w dodatkowych atrakcjach itp. I znów, musimy pamiętac, że pewnego rodzaju elementy definiują nam kolejne – np. najpierw powinniśmy zaprosić gości na poczęstunek czy nawet obiad, a potem, kiedy już nie będą głodni, zaproponować im zabawy integracyjne.

Organizujemy atrakcje dodatkowe

Oczywiście, już sam udział w evencie jest pewnego rodzaju atrakcją, ale warto uświetnić wydarzenie, wplatając w scenariusz eventu coś, co zapadnie na dłużej w pamięć uczestników. Pamiętajmy przy tym, by wybierając rodzaj atrakcji, dostosować ją do profilu zaproszonych gości oraz do ich upodobań, a także do wizerunku naszej firmy.